„Mamy trzy wakaty, więc RPO wyjdzie taniej”. Być może. Ale równie dobrze możesz kupić trzy miesiące pracy zespołu, z których wykorzystasz niewielką część. Liczba otwartych stanowisk jest początkiem rachunku, ale nie może być jedyną zmienną braną pod uwagę.
Co właściwie kupujesz w RPO
RPOA definiuje RPO jako przejęcie całości lub części procesów rekrutacyjnych przez zewnętrznego dostawcę. Opisuje również modele stałej opłaty, rozliczenia za wynik i rozliczenia mieszanego. Nie wyznacza jednej ceny ani minimalnej liczby wakatów gwarantującej opłacalność.
W praktyce zapytaj, jaka część procesu przechodzi na partnera. Sam sourcing? Koordynacja spotkań? Praca w Twoim systemie? Raportowanie i uzgadnianie kryteriów z managerami prowadzącymi rekrutację? Oferta RPO i oferta success fee mogą obejmować różny zakres. Porównanie tych samych faktur będzie wtedy mylące - czasami możesz zapłacić sporo, za niewiele - a niektóre z modeli mogą promować efektywność (rozliczanie bonusami za osiągnięcie kamieni milowych).
Model współpracy EER dobieramy do problemu. Kilka pilnych, niepowiązanych nisz może wymagać osobnych usług headhuntingu lub rekrutacji.
Powtarzalny plan zatrudnienia (czyli tzw. "hiring plan") może uzasadniać stały zespół. Nazwa modelu nie rozstrzyga tego za Ciebie - najczęstszymi momentami skorzystania z RPO są:
- Szybkie skalowanie startupu - gdzie potrzeba mierzalnych wyników i realizacji roadmapy.
- Nagły, kilkumiesięczny wzrost zatrudnienia, gdzie rozbudowa wew. zespołu mijałaby się z celem.
- Oddelegowanie najbardziej kosztownej, lub czasochłonnej części procesu rekrutacji (np. sourcing/screening).
Policzmy na "żywym organizmie"
Przyjmijmy przykład: success fee agencji wynosi 45 000 zł za zatrudnienie. Wariant RPO kosztuje 30 000 zł miesięcznie przez trzy miesiące oraz 10 000 zł za każdą zatrudnioną osobę. Zakładamy identyczny zakres, brak dodatkowych kosztów i kwoty netto przed VAT.
- Dwie osoby: success fee 90 000 zł; RPO 110 000 zł.
- Trzy osoby: success fee 135 000 zł; RPO 120 000 zł.
- Cztery osoby: success fee 180 000 zł; RPO 130 000 zł.
W tym przykładzie próg, przy którym RPO zaczyna pracować na korzyść klienta (kosztowo), wynosi 90 000 / (45 000 − 10 000), czyli około 2,57 zatrudnienia. Przy trzech RPO jest tańsze. Ale jeśli projekt potrwa pięć miesięcy, koszt stały wzrośnie do 150 000 zł, a próg przesunie się powyżej czterech zatrudnień.
Trzy rzeczy, które psują pozornie dobry wynik
Zamrożenia rekrutacji. Jeśli budżet na role jest warunkowy, płacisz za dostępność bez pewności, że będziesz mógł zatrudniać. Uzgodnij zasady zmniejszenia zakresu, przerwy i zakończenia projektu.
Brak czasu na rozmowy po stronie firmy. Partner dostarcza kandydatów, ale managerowie nie mają czasu na rozmowy. Koszt miesięczny biegnie dalej. Większy zespół sourcingowy nie jest lekarstwem na brak decydenta. Niektóre firmy, w tym EER, mogą wtedy zaproponować wsparcie HRBP, który pomoże koordynować rekrutacje wewnątrz organizacji.
Niejednorodne role. Dziesięć podobnych stanowisk i dziesięć różnych nisz wymaga innej pracy. Liczenie wyłącznie liczby wakatów maskuje czas potrzebny na poznanie kolejnych rynków.
Zanim kupisz RPO, zmierz obciążenie
Nie pytaj tylko, ile rekrutacji prowadzi jednocześnie rekruter. Zapytaj, ile jest aktywnych, na jakim są etapie i kto odpowiada za rozmowy, sourcing oraz koordynację. Analiza obciążenia zespołów rekrutacyjnych Ashby rozróżnia role przypisane od tych faktycznie obsługiwanych w danym tygodniu. To użyteczne rozróżnienie, nie uniwersalny limit projektów na osobę (każdy przypadek jest wyjątkowy).
W Twoim planie powinny znaleźć się również godziny hiring managerów. Jeśli osiem osób może dotrzeć do etapu technicznego w jednym tygodniu, ktoś musi mieć możliwość rzetelnie je ocenić.
Policz koszt przy dwóch scenariuszach: realizujesz cały plan i zatrudniasz połowę zakładanych osób. Czy RPO nadal ma sens, a zasady ograniczenia zakresu są jasne?
Co ustalić przed startem
- Zakres pracy, dostępność zespołu i odpowiedzialność za każdy etap.
- Czas obowiązywania, wypowiedzenie oraz zasady zmiany liczby ról.
- Koszty narzędzi, ogłoszeń i ewentualnych opłat za zatrudnienie.
- Terminy feedbacku po obu stronach i sposób podejmowania decyzji.
- Raportowanie postępu według etapów, nie samej liczby wysłanych wiadomości.
Czy trzy wakaty wystarczą?
Do rozważenia RPO, tak. Do stwierdzenia, że będzie tańsze - nie. Potrzebujesz rzeczywistych ofert, przewidywanej liczby zatrudnień i faktycznego czasu pracy. Do tego dochodzi wartość odciążenia zespołu, której nie widać w prostym porównaniu prowizji (zwłaszcza przy bardzo skomplikowanych rolach).
Masz kilka wakatów i rozważasz RPO?
W 30 minut możemy przejść przez plan zatrudnień, obciążenie zespołu i założenia, które rozstrzygają opłacalność modelu.
Umów 30-minutową rozmowę